Bản tin số hóa quản trị doanh nghiệp

Áp dụng hiệu quả chữ ký điện tử trên lộ trình số hóa quản trị doanh nghiệp tại BSR
Ngày đăng : 24/05/2018 * Lượt xem: 2316
   

Khi giao dịch điện tử càng ngày càng trở thành công cụ thông thường cho giao dịch hàng ngày thì chữ ký điện tử cũng đang từng bước thể hiện vai trò quan trọng và là xu hướng tất yếu.

Chữ ký điện tử nhìn chung cũng có chức năng cơ bản là cung cấp bằng chứng về ba yếu tố: một là xác nhận người chứng; hai là chứng tỏ sự đồng ý và mong muốn với nội dung của tài liệu được ký; và cuối cùng là chấp nhận điều kiện của nội dung. Nói cách khác, chữ ký nói chung diễn tả ý định xác thực một tài liệu nào đó, là một dạng bằng chứng mang tính pháp lý.

Nhiều người vẫn ưa thích ký trên những mẫu đơn, hợp đồng được in ra bằng giấy, bằng mực hẳn hoi. Cách làm này được cả thế giới chấp nhận, nhưng ký trên giấy lại có một số rủi ro và thách thức nhất định. Làm sao để người nhận biết được chữ ký ấy không bị giả? Làm sao người ký biết được chữ ký của mình thực sự có liên kết, ràng buộc với hợp đồng nào đó? Chúng ta hẳn biết có một sự thật là kẻ xấu có thể lấy cắp được những bản hợp đồng bằng giấy và chữ ký cũng rất dễ bị làm giả.

Với những tiến bộ về công nghệ và hiện có rất nhiều dịch vụ chữ ký điện tử, mà ta thường gọi là E-Signature, lúc này là lúc chúng ta cần xem xét làm cách nào để thay thế cho hình thức ký tên truyền thống một cách dễ dàng, thuận tiện nhất cho các bên. Bởi vì các bản hợp đồng hiện nay đều được soạn và chuẩn bị trên máy tính nên theo lẽ tự nhiên, việc dụng chữ ký điện tử cũng là điều không sớm thì muộn cũng đến mà thôi.

Con người đã sử dụng các hợp đồng dưới dạng điện tử từ hơn 100 năm nay với việc sử dụng mã Morse và điện tín. Vào năm 1889, tòa án tối cao bang New Hampshire (Mỹ) đã phê chuẩn tính hiệu lực của chữ ký điện tử. Tuy nhiên, chỉ với những phát triển của khoa học kỹ thuật gần đây thì chữ ký điện tử mới đi vào cuộc sống một cách rộng rãi. Vào thập niên 1980, các công ty và một số cá nhân bắt đầu sử dụng máy fax để truyền đi những tài liệu quan trọng. Mặc dù chữ ký trên các tài liệu này vẫn thể hiện trên giấy nhưng quá trình truyền và nhận chúng hoàn toàn dựa trên tín hiệu điện tử.

Các loại E-Signature
Bởi vì chữ ký tay không thể áp dụng được cho các bản hợp đồng điện tử nên người ta dùng vài phương pháp khác nhau để xác thực hợp đồng, trong đó có những cách sau đây:

• Gõ tên người ký hoặc đặt một dấu hiệu riêng biệt trong vùng ký tên;
• Quét một chữ ký tay và dán vào tài liệu điện tử;
• Ký bằng một cây bút đặc biệt qua một tấm cảm ứng;
• Nhấn vào một nút, hay một công cụ để dán những hiệu ứng hình ảnh có sẵn, với nội dung đại khái như "I Agree", "I Accept", "Confirm Order";
• Chèn một E-Signature thông qua một dịch vụ E-Signature;
•  Đính kèm một chữ ký số được tạo ra từ các công cụ mã hoá. Người gửi bổ sung vào chữ ký này một khoá riêng (private key) còn người nhận sẽ kiểm tra chữ ký bằng một khoá chung (public key).

Ba cách ký tên đầu tiên bên trên rất cổ hũ, không hề có bảo mật và rất dễ giả mạo. Kẻ xấu dễ dàng can thiệp và lấy cắp được chữ ký dạng này.

Tính pháp lý của chữ ký điện tử
Năm 1996, Liên hiệp quốc (UN) đã xuất bản tài liệu UNCITRAL Model Law về thương mại điện tử, qua đó công nhận tính hợp pháp của E-Signature. Đây được xem là mô hình luật đầu tiên, làm tiền đề cho các quốc gia tham khảo để đưa ra luật áp dụng cho E-Signature. Sau đó, đến năm 2001, UN xuất bản riêng UNCITRAL Model Law riêng cho chữ ký điện tử. Năm 2005, UN cũng đã đưa ra quy định về Truyền thông điện tử cho các hợp đồng quốc tế, để khẳng định lại hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử là hợp lệ và có tính pháp lý tương đương như hợp đồng bằng giấy. Kết quả là nhiều quốc gia trên khắp thế giới đã có được bộ khung pháp lý riêng, áp dụng cho chữ ký điện tử và hợp đồng điện tử.

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ Việt Nam quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Theo đó, một chữ ký điện tử sẽ là một chữ ký số nếu nó sử dụng một phương pháp mã hóa nào đó để đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực.Dựa trên các ưu điểm cũng như tính pháp lý của chữ ký số ngân hàng nhà nước Việt Nam đã đưa ra Thông tư số 12/2011/TT- NHNH ngày 17/5/2011 về việc quản lý, sử dụng chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Dưới đây là một số thông tin liên quan đến hành lang pháp lý:

Tại sao cần sử dụng dịch vụ E-Signature?
Sử dụng dịch vụ E-Signature với những hợp đồng quan trọng hay giao dịch lớn có thể đảm bảo cho người dùng, tạo được lòng tin cho đối tác cũng như tạo được sự hài lòng nơi khách hàng, bởi vì tài liệu được ký kết bảo mật tốt hơn, và quá trình ký kết cũng dễ dàng, hiệu quả hơn.
Một dịch vụ E-Signature chất lượng tốt cần đạt được những tiêu chí về:

• Xác thực chữ ký: bất kỳ ai ký một tài liệu thông qua một dịch vụ E-Signature đều buộc phải có thông tin đăng nhập hoặc phải nhận một email yêu cầu chữ ký, để bạn có thể biết chính xác được người ký tài liệu đó.

• Bổ sung chữ ký: mỗi chữ ký trên một hợp đồng đều buộc phải xuất hiện kèm theo hợp đồng. Cũng sẽ có một tính năng kiểm soát, cho phép theo dõi ai đã mở hợp đồng đó ra, xem và ký tài liệu, với thời gian cụ thể. Tính năng kiểm soát này được bổ sung bên dưới mọi tài liệu được ký, có tính pháp lý.

• Tính nhất quán của chữ ký: dịch vụ E-Signature cho phép bất kỳ thay đổi nào về mặt nội dung của tài liệu đều được nhận diện, ghi nhận lại dễ dàng, giúp người dùng nhanh chóng biết được tài liệu có được chỉnh sửa hay không trong quá trình thực hiện hợp đồng, đảm bảo cho nội dung luôn bí mật và an toàn.

• Hợp pháp trước toà: dịch vụ E-Signature có thể tạo ra một bản theo dõi giao dịch chi tiết, có lịch sử giao dịch, thời gian giao dịch và nhiều thông tin khác liên quan đến thời gian mà tài liệu được ký, sẽ là bằng chứng thuyết phục trước toà án, đầy đủ tính pháp lý cần có.

• Hệ thống an toàn: thông tin được mã hoá (thường sử dụng công nghệ mã hoá SSL, 256-bit) và lưu trên các máy chủ bảo mật, ở nhiều trung tâm dữ liệu khác nhau, nên giúp cho tài liệu luôn được bảo mật ra riêng tư, trong khi người dùng vẫn dễ dàng tìm lại tham khảo, chỉnh sửa và ký bổ sung, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức quản lý tài liệu.

E-Signature bắt đầu được sử dụng phổ biến trong thương mại điện tử và ở các cơ quan pháp luật. Nhiều doanh nghiệp, các nhân và chính phủ hiện đã giao dịch qua Internet. Bên cạnh e-commerce, hầu hết chúng ta cũng bắt đầu quen với các giải pháp thanh toán hoá đơn điện tử, đóng thuế điện tử…

Hiệu quả mang lại khi triển khai áp dụng chữ ký điện tử tại BSR

Nắm bắt được xu hướng công nghệ và tầm quan trọng của chứng thực chữ ký số trong giao dịch điện tử cũng như trong việc triển khai số hóa các văn bản điện tử theo hướng ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của CMCN 4.0. Từ năm 2016, BSR đã bắt đầu từng bước tiếp cận để đưa ra nghiên cứu đánh giá khả thi cho việc ứng dụng các giao dịch điện tử, chữ ký điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nhằm đem lại hiệu quả cao nhất, đồng thời từng bước thay đổi thói quen, văn hóa làm việc dựa trên giấy tờ sang số hóa, BSR đã chọn cách tiếp cận và triển khai theo giai đoạn:

  • Giai đoạn đầu: Trong Quý II năm 2017, thực hiện xây dựng Quy định sử dụng chữ ký số và ban hành Quy định cho phép chính thức ứng dụng chữ ký điện tử vào phê duyệt các văn bản nội bộ (trừ tài liệu mật theo quy định của Văn thư lưu trữ).
  • Giai đoạn sau: Trong Quý II/III năm 2018, sẽ thực hiện triển khai ứng dụng chữ ký điện tử vào toàn bộ các nghiệp vụ của Công ty trong đó có các giao dịch, văn bản với đối tác.

Việc thực hiện áp dụng chữ ký điện tử tại BSR đã bước đầu mang lại hiệu quả

“Tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả trong công việc”:

  • Thay thế quy trình phê duyệt các thủ tục trên giấy truyền thống mất nhiều thời gian và chi phí thực hiện in ấn phát hành bằng một hệ thống hoàn toàn kỹ thuật số nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn nhiều.
                               
                    WorkFlow trước và sau khi áp dụng chữ ký số tại BSR
  •  Các văn bản phát hành được an toàn hơn thông qua việc định danh người ký bằng thông tin xác thực để loại trừ được hình thức giả mạo chữ ký; có thể nhanh chóng kiểm tra được thông tin người ký với chi tiết đến từng thời điểm ký với thao tác đơm giản.

  • Cung cấp công cụ kiểm toán nội bộ (internal audit) trong việc đánh giá tuân thủ về thời gian giao việc, thời gian xử lý, công tác phối hợp thông qua truy vấn, kiểm tra thông tin đã được gắn kèm theo văn bản số hóa như: thời gian phê duyệt và xem xét văn bản, hiệu quả công việc xử lý giữa các bộ phận.

  • Tạo yếu tố đổi mới thúc đẩy thay đổi văn hóa làm việc chuyên nghiệp hơn, loại bỏ tâm lý “ngại thay đổi”, tạo động lực làm quen và hội nhập kỷ nguyên số hóa vừa là thách thức cũng là cơ hội nếu từng người lao động và doanh nghiệp biết nắm lấy thế mạnh của công nghệ mang lại.

    Dự kiến BSR sẽ chính thức đưa hệ thống Hóa đơn điện tử (e-Invoicing) vào sử dụng từ ngày 01/06/2018. Đây được xem là bước tiến quan trọng của Công ty năm 2018 trong việc thay đổi tư duy quản lý tài chính kế toán truyền thống sang nền tảng số hóa, đặc biệt trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ Fintech, Blockchain...được cho là sẽ thay đổi diện mạo ngành tài chính, ngân hàng toàn cầu.

          Quy trình phát hành 1 hóa đơn truyền thống

           Quy trình phát hành 1 hóa đơn điện tử áp dụng chữ ký số:

Nguồn tham khảo: diễn đàn số hóa, PC World, cổng thông tin chính phủ.

AIT 

Tin liên quan
Hiện thực hoá quyết tâm Chính phủ phi giấy tờ, ít họp hành

Hiện thực hoá quyết tâm Chính phủ phi giấy tờ, ít họp hành

(Chinhphu.vn) - Với mục tiêu “liêm chính, kiến tạo, hành động”, Chính phủ đang quyết tâm xây dựng một bộ máy phi giấy tờ, ít họp hành nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí cho xã hội, người dân và doanh nghiệp. Theo đó, các cơ quan của Chính phủ phải nêu gương làm trước để tạo động lực cho các cấp chính quyền địa phương triển khai.
Doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy dễ “giấu” doanh thu, né thuế hơn hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy dễ “giấu” doanh thu, né thuế hơn hóa đơn điện tử

VOV.VN - Sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu nhưng thực tế không ít doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy để “giấu” doanh thu, “né thuế.
Thủ tướng: Xây dựng Chính phủ điện tử từ những việc nhỏ nhất

Thủ tướng: Xây dựng Chính phủ điện tử từ những việc nhỏ nhất

(Chinhphu.vn) – Chủ trì cuộc họp về xây dựng Chính phủ điện tử, Thủ tướng yêu cầu các thành viên Chính phủ, bộ, ngành, địa phương cần thay đổi nhận thức và hành động cũng nhưĐiểm neo thống nhất quan điểm “hành động nhanh, kết quả lớn, làm đâu chắc đấy; phải nghĩ lớn, nghĩ tổng thể nhưng bắt đầu từ những việc nhỏ nhất”, như xây dựng một Chính phủ phi giấy tờ…